en
Wat is Debiteurenbeheer?
Alle stappen die ondernomen moeten worden om een factuur betaald te krijgen, vallen onder debiteurenbeheer. Dit begint al voordat u een overeenkomst aangaat met een klant en eindigt pas op het moment dat de betaling daadwerkelijk binnen is. Kort gezegd komen we dan tot de volgende definitie:
Debiteurenbeheer definitie: ‘alle activiteiten die een onderneming uitvoert om ervoor te zorgen dat klanten hun openstaande rekeningen betalen.’
Hoe zorgt u voor een goed debiteurenbeheer?
Een up to date administratie is van groot belang voor een bedrijf. Dit is de basis voor goed debiteurenbeheer. Het doel van debiteurenbeheer is helder: ‘Facturen zo snel mogelijk betaald krijgen én een tevreden klant’.
Vragen die u zich moet stellen zijn:
- Hoe voorkomt u dat u zaken doet met klanten die niet kunnen betalen?
- Hoe ziet uw facturatieproces eruit?
- Hoe ziet uw factuur eruit?
Hoe zorgt u voor goede communicatie bij het debiteurenbeheer?
Wij geloven we dat het percentage bewuste wanbetalers minimaal is. Goed debiteurenbeheer bestaat vaak uit het achterhalen van de reden van het niet betalen.
Is het product of de dienst niet geleverd? Heeft de klant een klacht? Of staat er een fout op de factuur?
Bij debiteurenbeheer is het heel belangrijk om goed te communiceren. Goede communicatie zorgt voor een tevreden klanten. Alles draait dan ook om communicatie. Ga bij een betaaltermijn van 14 dagen niet pas na een maand controleren of een factuur daadwerkelijk betaald is. Stuur precies op de vervaldatum een herinnering. Beter nog is 2 dagen voor vervaldatum een aankondiging van het vervallen van de factuur te versturen.
Het best houdt u een vaste timing aan in dit proces.
Consistentie: een vast moment per week debiteuren beheren
Debiteuren opvolgen doet u het best gestructureerd. Organiseer binnen uw bedrijf een moment per dag of per week waarop al de herinneringen worden uitgestuurd.
Het is goed om binnen uw bedrijf een aantal procedures op te stellen. Voor dat u dat doet is het belangrijk dat u zich volgende vragen stelt:
- Wanneer doet u een telefonische aanmaning?
- Wanneer volgt een schriftelijke aanmaning?
- Hoe ziet de aanmaning eruit?
- Wanneer schakelt u een incassobureau in?
- Wanneer gaat u procederen?
- Wat is daarin de rol van uw medewerkers? Kiest u voor outsourcing of eigen beheer?
Nadat u dit bepaald heeft kunt u een stappenplan (ook wel workflow genoemd) opstellen voor de benadering van de debiteuren.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een “workflow” op basis van een betaaltermijn van 14 dagen.
- Betaalherinnering: 15 dagen na factuurdatum
- Telefonische herinnering: 21 dagen na factuurdatum
- Aanmaning: 30 dagen na factuurdatum
- Laatste telefonische poging: 44 dagen na factuurdatum
Waarom u uw debiteuren het best opdeelt in in groepen
De stappen hierboven zijn een mooi voorbeeld van stappen die u doorloopt om een factuur betaald te krijgen. Niet elke debiteur is echter hetzelfde. Sommige klanten hebben een andere behandeling nodig, wilt u snel uw factuur betaald krijgen. Daarom doet u er goed aan klanten in te delen in groepen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Keyaccounts
- Eenmalige klanten
- Belgische klanten
- Spaanse klanten
Voor elke groep maakt u vervolgens een stappenplan. Zoals eerder gezegd is het belangrijk om op een vast moment steeds opnieuw deze stappen te doorlopen. Bijvoorbeeld wekelijks of 2 keer per maand. U zult zien dat uw klanten sneller gaan betalen.
Welke hulpmiddelen zijn er beschikbaar voor debiteurenbeheer
Alhoewel er geen wettelijke vormvereisten gelden voor een aanmaning, moet u toch een aantal belangrijke punten benoemen in de aanmaning. Wij hebben alle punten voor u op een rij gezet:
Algemene punten
- Het factuurnummer
- De verstreken factuurdatum (dit wordt ook wel de vervaldatum genoemd)
- Het bedrag dat betaald moet worden
- Klant- en ordernummer (als deze van toepassing zijn)
- De termijn voor de klant om alsnog te betalen
Naast de algemene punten moet u ook een aantal zaken benoemen die nodig zijn voor het nemen van juridische vervolgstappen (bijv. het starten van een incassotraject):
Juridische punten:
- Benoem dat u al een betalingsherinnering verstuurt heeft, maar er nog niet betaald is
- Benoem dat u extra incassokosten in rekening zullen worden gebracht als betaling uitblijft
- Benoem dat u de zaak uit handen geeft aan een incassobureau zoals het Invorderingsbedrijf
Debiteurenbeheer Software koppelen aan uw boekhoudpakket
U denkt vast hoe komen mijn debiteuren dan in deze software terecht? Dat is vrij eenvoudig. Via een automatische koppeling op de achtergrond is uw boekhoudpakket binnen 24 uur gekoppeld aan de debiteurenbeheer software. Voordat u start met het debiteurenbeheer actualiseert u de openstaandeposten en u kunt starten met werken!
Demo aanvragen: software debiteurenbeheer
Vul hieronder uw gegevens in en ontvang gratis een demo voor de software debiteurenbeheer
Wanneer kiest u voor het uitbesteden van het debiteurenbeheer?
U heeft op elk moment inzicht en controle over het verloop van het gehele betalingsproces. U bepaalt zelf in hoeverre u zich hierin mengt. Mocht uw klant toch niet betalen? Dan volgt start indien u dat wilt direct de incassofase. Wilt u tijdens het debiteuren- of incassotraject een extra contactmoment inplannen of het proces pauzeren? In uw online dashboard kunt u acties toevoegen en/of pauzeren. Op ieder gewenst moment. Wilt u een offerte op maat ontvangen voor het uitbesteden van uw debiteurenbeheer?
Offerte aanvragen!
Vul hieronder uw gegevens in en ontvang uw offerte
Has your customer still not paid that invoice? Don't wait forever and switch to No Cure No Pay collection!
- No success = no costs
- 100% payment of principal
- 95% success rate
I’m pleased with the service of the Collection Company! Unfortunately, my debtor wouldn’t pay, no matter how many reminders I sent him. I gave up all hope until I realised that I could let a company collect my debt, which they did successfully! I’m so glad I finally resolved the issue; recommended!