EN
EN
NL
5 tips om wanbetaling te voorkomen
1. Hanteer algemene voorwaarden en verklaar deze van toepassing op uw overeenkomst
Algemene voorwaarden zijn uw bedrijfsspecifieke voorwaarden die van toepassing zijn op alle overeenkomsten en transacties met uw bedrijf. Omdat ze algemeen zijn, hoeven deze voorwaarden niet telkens opnieuw onderhandeld te worden.
U kunt gebruik maken van eigen, speciaal voor uw bedrijf ontworpen voorwaarden. Een andere optie is om bijvoorbeeld de algemene voorwaarden die door de branchevereniging ter beschikking zijn gesteld te hanteren.
Om ervoor te zorgen dat facturen tijdig betaald worden, moet in de algemene voorwaarden een bepaling zijn opgenomen over de door u gehanteerde betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen na factuurdatum) en wat de consequenties zijn van niet tijdig betalen. Te denken valt aan het hanteren van een (contractuele) rente van bijvoorbeeld 1% of 2% per maand. Ook is het aan te raden een juiste incassoclausule op te nemen in uw voorwaarden. Immers, dit zorgt ervoor dat niet tijdig betalen onaantrekkelijk is en verbetert de betalingsmoraal.
Zorg ervoor dat uw algemene voorwaarden onderdeel vormen van de overeenkomst die u sluit. Zo voorkomt u een battle of forms. Dit doet u door vooraf aan te geven dat op de te sluiten overeenkomst uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. U verwijst er bijvoorbeeld naar in uw offerte (aanbod) en u sluit deze bij. Het is veiliger om de algemene voorwaarden altijd mee te zenden, dan ernaar te verwijzen. De rechtspraak op het gebied van wel of niet van toepassing zijn van de algemene voorwaarden is gekleurd en niet eenzijdig.
Vergeet niet de toepassing van de algemene voorwaarden van uw contractspartner uit te sluiten. In de praktijk wordt er vaak te licht gedacht over algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden zijn niet zomaar van toepassing: u moet ze eerst overeenkomen. Een overeenkomst komt stand door aanbod en aanvaarding (art. 6:217 lid 1 BW). Algemene voorwaarden op de achterzijde van uw factuur, ze publiceren op uw website of zelfs deponeren bij de Kamer van Koophandel is dus niet voldoende.
2. Verzamel vooraf de juiste persoons- en bedrijfsgegevens
Vooraf weten met wie u zaken doet, kan u achteraf veel ellende schelen. Uit de praktijk blijkt dat (mede gevoed door de recessie en de krapte aan liquiditeiten bij bedrijven) debiteuren er vooraf al voor kiezen dat ze achteraf niet gaan betalen.
Zo wordt er gecontracteerd met buitenlandse rechtsvormen – bijvoorbeeld de ‘Limited Liable Company‘ afgekort de ‘Ltd.‘, een vennootschap naar Engels recht – waarbij de verhaalsmogelijkheden vaak nihil zijn. Ook zien we een toename van het aantal lege B.V.’s, ofwel besloten vennootschappen die zonder ook maar enig bedrag aan kapitaal opgericht worden en zich presenteren als een volwaardige en financieel gezonde vennootschap. De introductie van de zogenaamde ‘Flex B.V.‘ heeft dit in de hand gewerkt.
Het gebruik van kredietinformatie zorgt ervoor dat u een goede inschatting kunt maken van de zakenpartner waarmee u gaat handelen. U wilt bijvoorbeeld weten hoeveel eigen vermogen er in de vennootschap zit, hoe lang deze al bestaat en wat de bedrijfsactiviteiten zijn. Is uw potentiële contractspartner onderdeel van een groepsstructuur? Bekijk dan ook wie de bovenliggende vennootschappen zijn als u een risicoafweging maakt.
Sluit daarnaast alleen een overeenkomst met iemand die uw debiteur rechtsgeldig mag vertegenwoordigen. Dit checkt u gemakkelijk door de handelsregisterinformatie op te vragen bij de Kamer van Koophandel. In het uittreksel ziet u ook tot welk bedrag iemand rechtsgeldig mag contracteren en of iemand zelfstandig of samen met anderen bevoegd is.
3. Maak duidelijke facturen en zorg voor correcte verzending
Niet alleen de Belastingdienst eist dat een factuur aan een aantal regels moet voldoen. Helder opgestelde facturen zorgen voor minder onduidelijkheid bij de geadresseerde en leiden tot minder discussies.
Zorg dat op de facturen staat wat het betreft. Bijvoorbeeld welke producten zijn verkocht (hoeveelheid en soort), welke werkzaamheden zijn verricht (waar, wanneer, door wie), op welke termijnbedrag de factuur betrekking heeft (bijvoorbeeld de huur voor de maand mei 2014) en of dat het om een voorschot gaat. Zorg dat ook de prijsstelling juist wordt opgenomen.
Een veelgehoord argument om een factuur niet op tijd te betalen is ‘Ik heb de factuur niet ontvangen‘ of ‘U heeft de factuur niet naar het juiste postadres gestuurd‘. U doet er verstandig aan vooraf te controleren wat het juiste factuuradres is. Dit kan bijvoorbeeld via de Kamer van Koophandel (in het uittreksel van uw klant staat een zogenaamd ‘postadres’).
Uiteraard kunt u facturen ook per e-mail verzenden. Vraag dan bijvoorbeeld om een leesbevestiging. Achteraf kan dat niet meer gezegd worden dat een factuur niet tijdig is ontvangen (aangenomen dat u de factuur naar het juiste e-mailadres hebt gestuurd). Wilt u helemaal op safe spelen, verzend uw facturen dan aangetekend of per fax. Bewaar in beide gevallen goed de verzendbewijzen.
4. Factureer op het juiste moment
Dat klinkt misschien logischer dan het is. Wanneer stuurt u uw factuur? Veel hangt af van wat u vooraf afgesproken heeft met uw klant. Moet er vooruit betaald worden, zoals bijvoorbeeld bij huur of lease of hoeft uw klant pas te betalen nadat u daadwerkelijk heeft geleverd?
In geval van aanneming van werk is het gebruikelijk om pas te factureren nadat u de werkzaamheden heeft verricht. Tip: komt het voor dat u al een deel van de werkzaamheden heeft verricht en hiervoor een factuur wilt sturen en dat u ook alvast een bedrag wilt factureren voor nog niet verrichte werkzaamheden? Maak dan aparte facturen. Dit voorkomt dat uw klant de gehele factuur onbetaald laat. Opschorten van betaling is onder omstandigheden mogelijk
Zorg ervoor dat er voor het tot stand komen van de overeenkomst duidelijkheid bestaat over wie wanneer zal factureren (en dus ook wanneer betaald moet worden).
5. Kom tijdig in actie
Een uitgekiend debiteurenbeleid is in deze tijd geen overbodige luxe. Het zorgt ervoor dat u op korte termijn een maximum aan werkkapitaal (het totaal van uw kortlopende verplichtingen, zoals te betalen salarissen, minus uw kortlopende bezittingen zoals banksaldi) heeft om uw onderneming draaiende te houden. Op lange termijn wordt bovendien de continuïteit van uw bedrijf gewaarborgd.
Ook indien u voldoende cash at hand heeft is het aan te raden een strak credit management beleid te voeren. Tijden kunnen immers snel veranderen, cash kan opdrogen en in geval van een mogelijke overname van uw bedrijf bent u met een subliem debiteurenbeleid aantrekkelijker voor een overnamekandidaat.
Het is aan te bevelen voor uzelf een facturatie- en aanmaanbeleid vast te stellen. U legt dan vast op welk moment u uw factuur verzendt. Blijft betaling binnen de betalingstermijn uit, bepaal dan op welke moment u een herinnering stuurt. Tip: zend direct nadat de betalingstermijn is overschreden, dus op dag 15 of dag 31 (als de betalingstermijn 14 of 30 dagen is) een herinnering. Uw debiteur weet dan dat u de betalingstermijn – en dus betaling – serieus neemt. Vermeld een korte termijn in uw herinnering, bijvoorbeeld 7 dagen.
Blijft betaling binnen deze termijn uit, dan kunt u bijvoorbeeld een aanmaning sturen. Dit is een laatste aanmaning waarin u aankondigt dat, indien betaling binnen bijvoorbeeld 5 dagen alsnog uitblijft, u de factuur ter incasso uit handen geeft.
Draag uw vordering daarna ook daadwerkelijk over na incasso. Het is belangrijk dat de snelheid in het traject blijft. Er bestaat een statistisch verband tussen de ouderdom van een factuur en de kans op betaling. Hoe langer u wacht met actie nemen, hoe kleiner is de kans dat uw factuur nog ooit betaald wordt.
Let op: art. 6:83 BW bepaalt dat het verzuim intreedt nadat een bepaalde termijn is overschreden. Dit brengt met zich mee dat het zenden van een betalingsherinnering of een aanmaning niet verplicht is. In theorie kunt u al na het overschrijden van de betalingstermijn de factuur uit handen geven. Als u verwacht dat uw debiteur niet vrijwillig zal betalen is het vaak verstandig om conservatoir beslag te laten leggen of direct starten met incasso.
Uit de praktijk blijkt dat de bereidheid van een debiteur om te betalen afneemt, naarmate de tijd verstrijkt. Natuurlijk, een betalingsverplichting verandert doorgaans niet met de tijd. Alleen de bereidheid tot betalen wel.
